Améliorer le fonctionnement de l’accueil de la sous-préfecture de Béziers
PARTICIPATION
POLITIQUE PUBLIQUE
Pendant 3 mois, nous avons accompagné de la sous-préfecture de Béziers à recomposer son accueil général, ses modalités d’accueil des usagers dont une majorité venant pour un dossier de demande de titre de séjour (public étrangers) tout en assurant un confort d’accueil (guichets, zone d’attente) et la sécurité de tous·tes (usagers et agents).
Cadre de la mission
Équipe
La Grande Bobine
Commanditaire
Sous-préfecture de Béziers
Déroulé de la mission : les points clés
Le projet en quelque mots
Vers une meilleure réception des demandes et des publics
Nous avons travaillé avec les agents afin de recueillir les besoins de chaque service dans le futur aménagement du site. En effet, la sous-préfecture souhaitait engager des travaux de modernisation de son espace d’accueil et de l’ensemble des bureaux accueillant du public, en impliquant les agents à chaque étape du processus. La priorité était de fluidifier et simplifier le parcours des usagers, en travaillant la signalétique et la confidentialité, points qui faisaient défaut dans l’aménagement actuel. Le projet a été suivi par le responsable technique pour s’assurer de la faisabilité de chaque piste ou proposition.
Co-concevoir les scénarios d’usage des espaces avec les agents
Nous avons travaillé selon une démarche participative et de co-construction à :
- Améliorer les conditions de travail des agents d’accueil, tant sur le plan de la sécurité que du confort au travail ;
- Améliorer les conditions d’accueil du public usager de la sous-préfecture.
Aussi, nous avons procédé de la manière suivante :
→ Immersion dans les lieux : étude de l’espace et suivi des parcours usagers à l’aide d’outils de récolte de données sensibles et factuelles. L’usage de la photo et de la vidéo a également était un outil pratique pour documenter les parcours ;
→ Co-construction auprès des agents sur les usages au travers de 2 ateliers de travail participatif. Le premier réalisé à l’aide de persona représentant les différents types d’usagers, le second en établissant un cahier des charges des besoins de chaque service. La restitution de ces ateliers a donc consisté à croiser les résultats pour présenter et mettre au vote des pistes d’aménagement.
→ Élaboration de scénarios d’aménagement avec planches visuelles de représentation des espaces. Ces scénarios ont été présenté au sous-préfet ainsi qu’aux agents et responsables et ont fait l’objet d’un choix d’aménagement futur.
